Integritetspolicy

Srenity Solutions AB

1 INLEDNING

Srenity Solutions AB, org.nr 559163-8290 (härefter “Srenity”, ”vi” eller ”oss”) värnar om individens personliga integritet och är mån om att personuppgifter behandlas på ett säkert, korrekt och lagenligt sätt. Srenity har antagit denna policy i syfte att informera dig om hur vi behandlar dina personuppgifter. Om du på något vis ska lämna personuppgifter till oss på Srenity uppmanar vi dig att först läsa igenom policyn.

Denna policy riktar sig till (i) befintliga-, tidigare- och potentiella kunder (ii) användare av våra tjänster, (iii) besökare av vår webbplats och våra sociala kanaler, samt (iv) personer som kontaktar oss via mail.

2 KONTAKTUPPGIFTER OCH PERSONUPPGIFTSANSVAR

Srenity är personuppgiftsansvarig för den personuppgiftsbehandling som beskrivs i denna policy. Har du frågor kring behandlingen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på adressen: Srenity Solutions AB, Östra Hamngatan 1, 411 10 Göteborg, e-post: support@srenity.se, eller ringa oss på tel. +46 704 927 927.

3 HUR DINA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAS

3.1 Våra kunder

Vilka personer behandlar vi personuppgifter om?
Fysiska personer hos våra kunder (bostadsrättsföreningar och företag).

Vilka personuppgifter behandlar vi?
Uppgifter om din arbetsgivare, ditt för- och efternamn, yrkesroll, avtalsinformation, telefonnummer, e-postadress, din vistelseort och information i kommunikation mellan Srenity och dig.

Hur dina uppgifter samlas in
Från dig själv i samband med beställningar och under avtalsförhållandet, eller från det företag som du representerar.

Varför och enligt vilken rättslig grund behandlar vi dina personuppgifter?
I samband med köp och beställningar av Srenitys tjänster och produkter behandlar vi dina personuppgifter för följande ändamål:

För att hantera beställningar och ingå avtal om köp med dig eller det företag du representerar. I detta ingår bl.a. att bekräfta din identitet och i förekommande fall din rätt att företräda företaget/bostadsrättsföreningen.
För att erbjuda dig olika betalningsalternativ och hantera betalningar. I detta ingår att dela dina uppgifter med en samarbetande bank eller betaltjänstleverantör.
För att administrera och fullgöra avtalsförhållandet. I detta ingår bl.a. att skicka orderbekräftelse, leverera tjänster och produkter samt kommunicera med dig.
För att hantera supportärenden, reklamationer och garantiärenden. I detta ingår bl.a. att besvara kommunikation från dig och göra bedömningar och utredningar avseende fel i tjänsten eller produkten.
För att hantera administratörskonton. I detta ingår bl.a. att bekräfta din identitet och i förekommande fall din rätt att administrera konton för företaget/bostadsrättsföreningen samt att tilldela behörigheter.

Den rättsliga grunden för behandlingen är Srenitys berättigade intresse att kunna ingå och fullgöra avtal med sina kunder.

I vissa fall kan dina personuppgifter behöva behandlas för att vi ska kunna göra gällande, utreda, bemöta eller försvara oss mot ett rättsligt anspråk, exempelvis skicka betalningspåminnelse eller vidta andra indrivningsåtgärder för det fall en kund inte betalar. Den rättsliga grunden är då Srenitys berättigade intresse att hantera och försvara rättsliga anspråk, samt tillvarata våra rättigheter som följer av lag eller avtal.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Till dess att vi har fullgjort avtalet med kunden inklusive under den tid det finns en löpande licens att nyttja våra tjänster. Om vi bedömer att uppgifterna behövs för att försvara rättsliga anspråk, visa att vi efterlevt en rättslig förpliktelse, eller skydda våra legala rättigheter, kommer lagringstiden att förlängas till den tid som krävs för detta.

3.2 Användare av våra tjänster

Vilka personer behandlar vi personuppgifter om?
Användare av våra tjänster som tilldelats ett användarkonto av det företag eller den bostadsrättsförening som ingått avtal med oss.

Vilka personuppgifter behandlar vi?
För- och efternamn, personnummer, adress- och kontaktuppgifter, kundnummer, användarnamn, avtalsinformation, kundsupport/reklamationsärenden, telefonnummer, e-postadress och information i kommunikation mellan Srenity och dig.

Hur dina uppgifter samlats in
Från det företag eller bostadsrättsförening som skapat ditt användarkonto eller från dig själv i samband med att du lämnar information till oss.

Varför och enligt vilken rättslig grund behandlar vi dina personuppgifter?
I samband med leverans av Srenitys tjänster behandlar vi personuppgifter för följande ändamål:

För att hantera supportärenden och funktioner i tjänsten såsom exempelvis felanmälningar rörande din lägenhet. I detta ingår bl.a. att bekräfta din identitet, din adress och ditt lägenhetsnummer.
För att förmedla kontaktuppgifter vid felanmälningar till det företag eller den bostadsrättsförening som tilldelat dig ditt användarkonto.
För att administrera bokningar i tjänsten. Exempelvis bokning av hushållsnära tjänster.
För att administrera och fullgöra avtalsförhållandet med det företag eller den bostadsrättsförening som tilldelat dig användarkontot. I detta ingår bl.a. att skicka notiser om uppdateringar i vår app, leverera produkter och installationer hänförliga till våra tjänster och kommunicera med dig.
För att hantera kundserviceärenden, reklamationer och garantiärenden. I detta ingår bl.a. att besvara kommunikation från dig och göra bedömningar och utredningar avseende fel i tjänster eller produkter.
För att hantera ditt användarkonto. I detta ingår bl.a. att bekräfta din identitet och i förekommande fall din rätt att administrera kontot samt att tilldela behörigheter.

Den rättsliga grunden för behandlingen är Srenitys berättigade intresse att kunna ingå och fullgöra avtal med sina kunder.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Till dess att du avslutar ditt användarkonto eller under den tid det finns en löpande licens för dig att nyttja våra tjänster. I huvudregel kommer således dina personuppgifter att raderas om du, bostadsrättsföreningen/företaget som tecknat din licens, eller Srenity avslutar prenumerationen. Om vi bedömer att uppgifterna behövs för att försvara rättsliga anspråk, visa att vi efterlevt en rättslig förpliktelse, eller skydda våra legala rättigheter, kommer lagringstiden att förlängas till den tid som krävs för detta.

3.3 Marknadsföring och kunduppföljning

Vilka personer behandlar vi personuppgifter om?
Fysiska personer hos befintliga-, tidigare- och potentiella kunder samt prenumeranter av nyhetsbrev och informationsutskick.

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?
Uppgifter om din arbetsgivare, ditt för- och efternamn, yrkesroll, avtalsinformation, telefonnummer, e-postadress, din vistelseort och information genom kommunikation mellan oss.

Hur dina uppgifter har samlats in
Från dig själv eller det företag som du representerar.

Varför och enligt vilken rättslig grund behandlar vi dina personuppgifter?

För att marknadsföra våra produkter, skicka erbjudanden och informera om vår verksamhet. I detta ingår att kommunicera genom utskick via sms, mail och brev. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse att upprätthålla kundrelationer, skapa nya, eller återfå tidigare kunder.
För att få bättre insikt i hur våra produkter och tjänster används samt förbättra våra erbjudanden analyserar vi/följer vi upp vår försäljning och våra marknadsföringsåtgärder. I detta ingår att behandla personuppgifter om våra befintliga och tidigare kunder. Uppföljningen kan inkludera kundenkätundersökningar. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse att utveckla och förbättra vår verksamhet och våra produkter.
I samband med anmälan om prenumeration av våra nyhetsbrev och informationsutskick behandlas uppgifter för att vi ska kunna administrera prenumerationen och skicka ut informationen. Den rättsliga grunden är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan som prenumerant.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Personuppgifter om prenumeranter på nyhetsbrev och informationsutskick behandlas till dess att vi får besked om att du inte längre önskar detta från oss. Fysiska personer hos kunders personuppgifter behandlas för marknadsföringsändamål i högst två (2) år efter att kundrelationen upphörde. Kunduppföljning sker endast en (1) gång efter ditt köp och anonymiseras.

Du har alltid rätt att invända mot vår direktmarknadsföring. Vid en sådan invändning kommer Srenity utan onödigt dröjsmål radera dina personuppgifter i relation till marknadsföringen. I varje utskick du får har du möjlighet att avanmäla dig från denna typ av utskick.

3.4 Hantera förfrågningar och fullgöra skyldigheter enligt lag

Vilka personer behandlar vi personuppgifter om?
Fysiska personer hos företagskunder, leverantörer, myndigheter och andra intressenter.

Fysiska personer som tar kontakt med Srenity, exempelvis via mail.

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?
För- och efternamn, personnummer, adress- och kontaktuppgifter, kundnummer, kundservice/reklamationsärenden och information genom kommunikation mellan oss.
Om du representerar ett företag eller en myndighet behandlar vi uppgift om din arbetsgivare, ditt för- och efternamn, yrkesroll och vistelseort samt information i kommunikation mellan oss.

Hur dina uppgifter har samlats in
Från dig själv eller det företag/myndighet som du representerar.

Varför och enligt vilken rättslig grund behandlar vi dina personuppgifter?

Besvara förfrågningar
Om du kontaktar oss genom brev eller e-post måste vi behandla dina personuppgifter för att hantera och besvara förfrågningar relaterade till vår verksamhet. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att besvara inkommande frågor och bedriva verksamheten.

Fullgöra lag
I vissa fall kan Srenity behöva behandla personuppgifter för att kunna fullgöra skyldigheter som följer av lag. Till exempel behandlas personuppgifter för att kunna fullgöra skyldigheter kopplade till säkerheten för våra tjänster och produkter och kunna kommunicera med kunder och användare om upptäckta fel i tjänsterna och produkterna. Ett annat exempel är att hantera frågor som rör utövandet av registrerade rättigheter enligt tillämplig dataskyddslagstiftning. Vi behandlar också personuppgifter som finns angivna på sådant underlag som vi behöver spara för bokföringsändamål.

Den rättsliga grunden för behandlingen är att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar Srenity alternativt Srenitys berättigade intresse att följa och visa att vi efterlever de lagar och föreskrifter som vi lyder under.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
För bokföringsändamål sparas uppgifterna i åtta (8) år. Övriga uppgifter lagras i enlighet med de krav som ställs enligt relevant lagstiftning. Kommunikation i samband med förfrågningar raderas normalt sex (6) månader efter att frågan har besvarats. Om vi bedömer att uppgifterna behövs för att försvara rättsliga anspråk, visa att vi efterlevt en rättslig förpliktelse, eller skydda våra legala rättigheter, kommer lagringstiden att förlängas till den tid som krävs för detta.

3.5 Webbplatsen och sociala kanaler

Vilka personer behandlar vi personuppgifter om?
Besökare av vår webbplats, våra sociala kanaler och andra plattformar.

Personer som har kontakt med oss via sociala kanaler (t.ex. Facebook, Instagram och Linkedin).

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?
Genom cookies samlar vi in tekniska uppgifter om din webbläsare och din enhet genom så kallade onlineidentifierare vilka innefattar IP-adress, enhets identifierare, cookieidentifierare och annonsidentifierare. Genom dessa uppgifter får vi information om hur våra besökare använder webbplatsen inklusive vilka sidor de klickat på, uppgifter om tidigare klick, hur de hittat till vår webbplats, inställningar i den enhet som används (t.ex. språkinställning), val som besökaren gör på vår webbplats och besökarens geografiska plats (genom IP-adressen).

På våra sociala kanaler behandlar vi uppgifter som du lämnar till oss t.ex. namn, mailadress, bild, filmklipp, användarnamn på sociala medier samt information i dina kommentarer och inlägg.

Hur dina uppgifter har samlats in
Vissa uppgifter samlar vi in direkt från dig. Vissa uppgifter samlar vi in genom placering av cookies i din enhet (men bara om du har samtyckt till cookies).

Varför och enligt vilken rättslig grund behandlar vi dina personuppgifter?

Marknadsföring och kommunikation: För att kommunicera information, annonser och erbjudanden till dig som besökare av någon av våra sociala kanaler, inkl. webbplatsen. Det innebär att personuppgifter som samlats in genom cookies används för att du ska få information, annonser och erbjudanden som vi tror att du är intresserad av vilket vi fastställt utifrån hur du har använt våra sociala kanaler. Denna behandling förutsätter att du har gett ditt samtycke till marknadsförings-cookies och sker med stöd av det samtycke som du har lämnat.

Bättre och personlig upplevelse av våra kanaler: Vi använder personuppgifter som samlats in genom cookies för att förenkla och göra användningen av våra kanaler smidigare. Härigenom avser vi ge besökare en bättre upplevelse vid användning av våra kanaler. Detta förutsätter att du har gett ditt samtycke till cookies. Behandlingen sker därefter med stöd av vårt berättigade intresse att tillhandahålla användarvänliga kanaler och plattformar.

Analysera, utveckla och förbättra vår verksamhet: Vi använder personuppgifter som samlats in genom cookies till att skapa statistik (d.v.s. aggregerad data) kring hur våra kanaler används. Statistiken används för att analysändamål, särskilt: för att få kunskap om hur personer använder vår webbplats så att vi kan göra den mer intuitiv; utveckla och förbättra våra produkter och vårt sortiment; för att upptäcka och åtgärda driftstörningar och dylikt. Denna behandling förutsätter att du har gett ditt samtycke till cookies. Behandlingen sker därefter med stöd av vårt berättigade intresse att följa upp, förbättra och utveckla vår verksamhet, samt att hantera driftstörningar och förhindra olaglig användning.

Inlägg och förfrågningar i våra sociala kanaler: Srenity är ansvariga för inlägg vi själva publicerar och för inlägg andra användare publicerar på våra sidor i sociala kanaler. Din offentliga aktivitet i våra sociala kanaler (såsom att dela eller kommentera ett inlägg) kan ses av alla som har tillgång till sidan i fråga och kan delas vidare av dessa. Andra medlemmar och besökare av våra sidor kan hitta och se ditt offentligt upplagda innehåll, inklusive ditt namn och bild.

Srenity behandlar personuppgifter i sociala kanaler för att informera om vår verksamhet inklusive marknadsföra våra produkter, samt för att kommunicera med kunder/intressenter. Den rättsliga grunden är Srenitys berättigade intresse att informera om vår verksamhet och besvara inkommande frågor, samt upprätthålla kundrelationer, skapa nya, eller återfå tidigare kunder.

Vi förbehåller oss rätten att radera inlägg och kommentarer som enligt vår bedömning är kränkande, stötande, syftar till marknadsföring av annan verksamhet, innebär upphovsrättsintrång, brottslig verksamhet eller medför att Srenity behandlar personuppgifter i strid med gällande lagstiftning.

4 MOTTAGARE OCH LAGRING AV PERSONUPPGIFTER

Srenity skyddar och lagrar dina personuppgifter på ett tryggt och säkert sätt i vårt affärssystem och upprätthåller lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att förhindra olämpliga eller ofrivilliga utlämnanden, användning, åtkomst, förlust, ändring eller skada av dina personuppgifter.

Dina personuppgifter kommer i vissa fall att lämnas ut till och behandlas av andra mottagare. Det rör sig om:

Leverantör av olika typer av IT-tjänster t.ex. server- och datalagring, dokumenthanterare, e-post- och kommunikationsmoduler och andra IT-system. Dessa används för att kunna bedriva vår verksamhet och för att uppnå ändamålen med behandlingen.
Sociala kanaler och användare av sociala kanaler, enligt vad som framgår ovan under punkten 3.5 (Webbplatsen, sociala kanaler och användning av cookies) ovan. Vissa sociala kanaler ägs av amerikanska bolag.
Analys- och marknadsföringspartners. Om du har samtyckt till cookies kommer vi att dela de uppgifter som samlas in med cookies placerade av Google till Google. Google behandlar dessa uppgifter på uppdrag av oss för att tillhandahålla sina analystjänster till oss (Google Analytics), se våra ändamål med behandlingen i punkt 3.5 ovan. Om du vill lära dig mer om hur Google Analytics fungerar läs dels Googles integritetspolicy https://policies.google.com/privacy?gl=SE&hl=sv#enforcement, dels Googles information om hur du skyddar din data https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=sv&ref_topic=2919631. Google är etablerade på Irland men ägs ytterst av ett amerikanska bolag.
Tillhandahållare av boendenära tjänster som erbjuds genom vår app.
I vissa fall försäkringsbolag, revisorer, jurister, myndigheter och inkassobolag.

Vi delar bara dina uppgifter med parter som vi har förtroende för och om vi, där så är nödvändigt, har ingått dataöverföringsavtal eller biträdesavtal. I vissa fall kan dina personuppgifter komma att delas med sådan part som befinner sig utanför EU eller EES (USA). Vi delar bara dina uppgifter med sådan part om vi har vidtagit nödvändiga säkerhetsåtgärder (t.ex. ingått EU:s standard contractual clauses).

5 VAD HAR DU SOM REGISTRERAD FÖR RÄTTIGHETER?

Nedan följer en sammanfattning av de rättigheter som du har enligt dataskyddsförordningen. Du utövar dina rättigheter genom att kontakta Srenity, det kostar dig inget att göra detta.

Du kan kontakta oss på de kontaktuppgifter som anges i avsnitt 2.

Vid mottagande av din begäran kommer Srenity att göra en bedömning av den för att avgöra om begäran är befogad. Alla rättigheter som anges nedan är inte absoluta och undantag kan göras gällande.

Srenity ska svara på din begäran utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad. Svaret kommer att ges skriftligen men du har rätt att begära att få den muntligen (under förutsättning att vi har kunnat identifiera dig).

Rätt till information
Du har rätt att få information om hur dina personuppgifter behandlas i samband med att uppgifter om dig samlas in. Vi gör detta genom denna policy. Du kan också höra av dig till oss med frågor så ser vi till att svara på dem.

Om det händer något med dina personuppgifter som kan påverka dig negativt har du rätt att få veta det. I sådant fall kommer vi att kontakta dig.

Rätt till tillgång
Du har rätt att få bekräftelse om Srenity behandlarpersonuppgifter om dig och i så fall har du rätt att få tillgång till dessa personuppgifter, tillsammans med information om behandlingen. Sådan information innefattar bland annat ändamålen med behandlingen och vilka som mottagit personuppgifterna.

Srenity kommer att förse dig med kostnadsfri kopia på de personuppgifter som behandlas. Om sådan kopia skulle inverka menligt på någon annans rättigheter och friheter kan kopian behöva begränsas t.ex. kan vi behöva maska personuppgifter om annan. Har du sänt din begäran i elektronisk form till oss kommer vi att ge dig informationen enligt denna punkt i ett elektroniskt format, om du inte begär annat.

Rätt till rättelse
De uppgifter som behandlas om dig ska vara korrekta, aktuella och fullständiga (för syftet i fråga). Du har rätt att begära att få dina felaktiga personuppgifter om dig rättade. Du har också rätt att begära att vi kompletterar relevanta personuppgifter om dig som saknas.

Rätt till radering
Du har även rätt att begära att dina personuppgifter ska raderas. Rätten till radering är inte en absolut rättighet och det kan finnas lagkrav, avtalsförhållanden eller tvingande berättigade intressen som gör att vi inte kan radera dina personuppgifter.

Srenity måste i följande fall radera dina personuppgifter: om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det syfte som de samlades in för; om behandlingen sker med stöd av ditt samtycke och detta återkallas; om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig detta; om behandlingen visat sig vara olaglig; eller om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet. Vi är vidare skyldiga att radera dina personuppgifter om du har invänt mot behandlingen och vi saknar berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse.

Rätt till begränsning av behandling
Du har i vissa fall rätt att begära begränsning av användningen av dina personuppgifter, bl.a. om riktigheten eller lagligheten av personuppgifterna är under utredning hos Srenity t.ex. om du har begärt att få uppgifterna rättade eller om du har invänt mot behandlingen. Det innebär att medan frågan utreds kan du också begära att behandlingen av de aktuella uppgifterna begränsas.

Du kan därutöver begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter i stället för att radera dem. Det gäller om Srenity avser radera uppgifterna för att de inte längre är nödvändiga för vårt syfte men du behöver dem för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk. Det gäller också om behandlingen är olaglig men du motsätter dig radering.

Rätt att invända
Du har rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter om den lagliga grunden för behandlingen utgörs av vårt berättigade intresse. Om du invänder mot behandlingen får Srenity endast fortsätta behandlingen om vi kan visa att det finns avgörande berättigade skäl till att uppgifterna måste behandlas som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter, eller om behandlingen sker för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Du har alltid rätt att invända mot att vi använder dina uppgifter för direktmarknadsföringssyften. Srenity måste då upphöra med behandlingen.

Rätt till dataportabilitet
Om du har samtyckt till att lämna dina personuppgifter till Srenity eller om du lämnat uppgifterna med anledning av ett avtal med oss kan du begära att få ut uppgifterna.

Förutom att begära att få ut uppgifterna kan du också begära att personuppgifterna ska överföras till en annan personuppgiftsansvarig, till exempel ett annat företag om du vill använda deras tjänster i stället. Srenity behöver dock bara överföra uppgifterna till ett annat företag om det är tekniskt genomförbart.

Rätt att återkalla ditt samtycke
Om vår behandling av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke har du alltid rätt att när som helst återkalla detta. Vi måste då upphöra med behandlingen. En återkallelse av ditt samtycke påverkar inte lagligheten av den behandling som skett baserat på samtycket innan detta återkallades.

Rätt att lämna klagomål
Om du är missnöjd med hur vi har behandlat dina personuppgifter ber vi dig att kontakta Srenity, se våra kontaktuppgifter i avsnitt 2. Du har även rätt att ge in ett klagomål på vår personuppgiftsbehandling till: Integritetsskyddsmyndigheten, Box 8114, 104 20 Stockholm.

Srenity företar ingen personuppgiftsbehandling som medför automatiskt beslutsfattande, inbegripet profilering.

6 ÄNDRING AV POLICYN

Srenity förbehåller sig rätten att ändra och uppdatera denna policy. Vid materiella ändringar i policyn, eller om befintlig information ska behandlas på annat sätt än vad som anges, kommer du att informeras på lämpligt sätt.